Software para HVAC que aguanta la temporada que paga el año.
La primera semana de calor decide tu verano. Foldrule guarda cada solicitud, cotización, visita y factura en un solo registro de trabajo, para que las llamadas de las 7 de la mañana sigan siendo dinero en agosto.
Cómo es de verdad una semana de HVAC.
Dos semanas al año el teléfono no para, y el resto del año andas buscando mantenimientos y cambios de filtro para tener ocupada a la cuadrilla. Un técnico está en un techo al mediodía y en un ático a las tres, y en la oficina nadie sabe cuáles de las cotizaciones de ayer se mandaron.
El trabajo no es lo difícil. Lo difícil es que el papeleo vaya al mismo ritmo que el trabajo, sobre todo en las semanas de doce llamadas al día.
- Dos temporadas fuertes y un tramo lento entre ellas
- Llamadas de servicio, mantenimientos y cambios de sistema el mismo día
- Unidades en techo, áticos y sótanos sin señal
- Cotizaciones de reemplazo con opción básica, media y alta
Lo que funciona en abril se cae en julio
Abril es lo bastante tranquilo para llevar el negocio de memoria. El teléfono suena unas cuantas veces antes del almuerzo y contestas tú. Conoces a cada cliente por la voz, el pizarrón tiene espacio y la cotización de un reemplazo puede esperar a después de cenar, porque nadie más está cotizando. Nada de eso está escrito en ningún lado, y en abril no hace falta.
La primera ola de calor casi siempre cae en fin de semana. Para el lunes el buzón de voz está lleno, y la llamada de una casa sin aire con un bebé recién nacido se pasa adelante de los mantenimientos que vendiste en primavera. Ahora contesta alguien de la familia o un ayudante de medio tiempo, y no sabe en qué casa está el perro detrás del portón ni qué cliente ya te pagó un capacitor el agosto pasado. Los mantenimientos se mueven una vez y luego otra, y nadie anota a quién moviste. A las diez ya andas tú arriba de un techo.
En septiembre te enteras de lo que se cayó. Hay cotizaciones de reemplazo a las que nadie les dio seguimiento, y algunos clientes de mantenimiento que moviste en julio nunca volvieron a la agenda. Varios te van a llamar en noviembre sin calefacción.
Foldrule está pensado para cargar lo que en abril cargas en la cabeza, para que la persona nueva que contesta en julio pueda registrar la llamada como una solicitud del cliente correcto. Una visita que se pospone se queda en su trabajo, y en septiembre las que nunca se hicieron están a la vista. Si vas a cambiar de software para HVAC, abril es el mes en que tienes las horas para hacerlo.
Cotiza el reemplazo antes de bajarte de la escalera.
Si el condensador ya no da, la cotización se entrega mientras el cliente sigue ahí parado. Ármala en el teléfono con tu lista de precios, ponle dos o tres opciones y mándala. El cliente abre el portal, escoge una, firma y queda aprobada.
- Opción básica, media y alta en una sola cotización
- Firma en el portal, sin impresora y sin escáner
- Anticipo en la cotización antes de pedir el equipo
- La cotización aprobada se vuelve el trabajo con sus líneas
Fotos de la unidad en el techo que el cliente nunca va a ver.
Nadie discute con la foto de un intercambiador roto o de un serpentín tapado de pelusa. Cada trabajo guarda sus fotos y tú decides, foto por foto, cuáles ve el cliente y cuáles se quedan adentro para la cuadrilla y para la garantía.
- Antes y después en cada visita
- Control foto por foto de lo que ve el cliente
- Tomadas sin conexión en el ático y sincronizadas después
- Pegadas a la visita, no perdidas en la galería del teléfono
Impuesto por dirección de servicio, no por la dirección de tu troca.
Trabajas tres pueblos y dos tasas, y la que cuenta es la del lugar donde queda el equipo. En Foldrule el impuesto vive en la propiedad, así que una factura de una casa del condado de al lado sale con esa tasa sin que nadie saque cuentas en la noche.
- La tasa se guarda en la propiedad y sale en todos sus documentos
- Un cliente con varias propiedades, cada una con su tasa
- Impuesto sobre ventas de Estados Unidos y GST, HST, PST y QST de Canadá
- Los totales se congelan al enviar la factura
Cobra antes de que la camioneta salga de la entrada.
Manda la factura desde el trabajo y el cliente paga con tarjeta o transferencia por tu propia cuenta de Stripe. Si te dan un cheque o te mandan un e-Transfer, lo registras contra la misma factura y el saldo queda igual de claro.
- Tarjeta y transferencia en línea, el dinero a tu propia cuenta
- Efectivo, cheque, Zelle, Venmo e Interac e-Transfer registrados a mano
- Anticipos, facturas de avance y factura final en un solo trabajo
- Lo que te pagan de más queda como saldo a favor del cliente
Una lista de precios de HVAC desde el primer día.
Tu cuenta arranca con una lista de precios escrita para HVAC: diagnósticos, mantenimientos, cambio de capacitor y contactor, limpieza de serpentín, refrigerante, trabajo de condensado y reemplazos de sistema por tonelaje. Los precios los cambias tú, y tus propios artículos van en el mismo catálogo.
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Lo que preguntan primero los dueños de HVAC.
Si tu pregunta no está aquí, escríbenos y te contesta una persona.
¿Puedo poner varias opciones de equipo en una sola cotización?
Sí. Pon la reparación, el reemplazo estándar y el de alta eficiencia como opciones de la misma cotización. El cliente escoge una en el portal y firma, y solo esa opción pasa al trabajo.
¿Puedo cobrar un anticipo antes de pedir el equipo?
Sí. Le pones un anticipo a la cotización y el cliente lo paga en el portal al aprobarla. El anticipo queda como saldo del trabajo y se descuenta de la primera factura que mandes.
¿La app funciona en un techo sin señal?
Sí. La app móvil trabaja sin conexión. Tu técnico abre la visita, marca la lista de tareas, agrega líneas y toma fotos en un cuarto de máquinas, y todo se sincroniza cuando el teléfono vuelve a tener señal.
Atiendo casas y edificios comerciales. ¿Me sirve igual?
Sí. Un cliente puede tener muchas propiedades, cada una con su dirección, su tasa de impuesto y sus contactos, así que un administrador con ocho edificios es un cliente y ocho propiedades.
¿Va a cobrar el impuesto correcto en el pueblo de al lado?
El impuesto sale de la propiedad donde se hizo el trabajo, no de tu oficina. Configuras la tasa una vez en la propiedad y todas las cotizaciones y facturas de esa dirección la usan.
¿Puedo seguir usando QuickBooks Online?
Sí. Foldrule sincroniza clientes, facturas y pagos con QuickBooks Online, para que tu contador siga trabajando como ya lo hace.
Apúntate antes de la próxima temporada.
Foldrule todavía no está abierto para todos. Cuéntanos de tu taller y te metemos temprano, y movemos tus datos sin costo.