Casi todos los pagos atrasados se arman antes de empezar el trabajo. El depósito fue demasiado chico para importar, los plazos nunca se pusieron por escrito, la factura salió una semana después y nadie dio seguimiento hasta que el dinero ya tenía un mes. En el próximo trabajo puedes decidir distinto en cada una de esas cosas.
Depósitos: calcúlalos según el trabajo, no por costumbre
Un depósito hace dos cosas. Paga lo que tienes que gastar antes de que el cliente vea trabajo, y demuestra que el cliente va en serio. Por eso el tamaño del depósito depende de dos datos del trabajo: cuánto material compras por adelantado y cuánto tiempo cargas con el trabajo antes del siguiente pago.
Trabajos chicos y rápidos
Una reparación del mismo día con las piezas en la camioneta casi no tiene riesgo antes de empezar. Un depósito agrega un paso más y protege poco. Cobra completo al terminar.
Trabajos con material de pedido especial
Cuando pides equipo o material para un solo cliente y no lo puedes devolver ni usar en otro lado, el depósito debe cubrir esa compra. Si el cliente se echa para atrás, no te quedas con el material.
Ejemplo: un trabajo lleva $3,200 de material de pedido especial y $2,400 de mano de obra, $5,600 en total. Un depósito que cubre el material es de $3,200, más o menos el 57 por ciento del trabajo. Un depósito de 25 por ciento, $1,400, te deja $1,800 de tu bolsa solo en material hasta que te paguen la factura final.
Trabajos largos
En un trabajo de varias semanas, un depósito al inicio y un pago al final quiere decir que tú financias todo lo de en medio. Divídelo en pagos por avance ligados a etapas que el cliente puede ver: rough in terminado, inspección aprobada, accesorios instalados.
Ejemplo: un trabajo de $24,000 que dura cuatro semanas. En vez de depósito y pago final, podrías cobrar 20 por ciento para agendar ($4,800), 40 por ciento al terminar el rough in ($9,600), 30 por ciento con los accesorios instalados ($7,200) y 10 por ciento al terminar ($2,400). Lo más que te pueden deber por trabajo hecho es una etapa, no el trabajo completo.
Revisa la ley de tu estado antes de poner un número
Algunos estados limitan lo que puedes cobrar por adelantado en trabajo residencial. California es un buen ejemplo. En un contrato de mejoras al hogar (home improvement contract), la sección 7159.5 del Business and Professions Code dice que el pago inicial no puede pasar de $1,000 o del 10 por ciento del contrato, lo que sea menor. La página de contratos de mejoras al hogar de la junta estatal de licencias (CSLB) agrega que no hay excepción para material de pedido especial. La ley exenta a los contratistas que tienen ciertas fianzas que califican.
En el ejemplo de $5,600, el límite de California sería $560, porque el 10 por ciento es menos que $1,000. El material se tiene que cubrir de otra forma, normalmente con pagos por avance, que esa misma ley también regula. Otros estados tienen sus propias reglas, y las provincias de Canadá tienen sus propias leyes de protección al consumidor. Busca las tuyas antes de poner un porcentaje de depósito en una cotización.
Plazos de pago: residencial y comercial no son lo mismo
| Cliente residencial | Cliente comercial | |
|---|---|---|
| Plazo normal | Al recibir la factura (due on receipt) | Net 15 o net 30 |
| Quién paga | La persona que te abrió la puerta | Un departamento de cuentas por pagar |
| Qué atrasa el pago | Olvido, desacuerdos, falta de dinero | Papeles que faltan, pasos de aprobación |
| Qué necesitas | Un total claro y una forma fácil de pagar | Número de orden de compra, el contacto correcto de facturación, el formato que piden |
Residencial: usa “pago al recibir la factura” y cúmplelo. El dueño de la casa está ahí, el trabajo está recién hecho y puede pagar con tarjeta, transferencia, cheque o efectivo antes de que te vayas. Darle net 30 a un dueño de casa convierte un trabajo terminado en un pendiente para después.
Comercial: un administrador de propiedades o una empresa casi nunca puede pagar en el momento, porque la factura pasa por otra persona. Acuerda los plazos antes del trabajo, escríbelos en la cotización y en la factura, y pregunta qué necesitan para aprobar el pago. Una factura sin número de orden de compra se puede quedar un mes sin pagar sin que nadie se dé cuenta de que está atorada.
Sea cual sea el plazo, pon la fecha de vencimiento en la factura, no solo “net 30”. Una fecha es más difícil de malentender.
Factura en el lugar, el mismo día
Entre más tiempo pasa entre el trabajo y la factura, más débil se siente tu cobro para el cliente. El día del trabajo el cliente se acuerda de la fuga y del arreglo. Dos semanas después solo se acuerda del precio.
Termina la factura antes de salir de la entrada de la casa, explícasela al cliente y cobra ahí mismo si el plazo es al recibir. Agrega las fotos o notas que muestran lo que hiciste. Si el cliente tiene una duda, la contestas en persona y no en una cadena de correos la semana siguiente.
Cargos por atraso: solo lo que permiten la ley y tu contrato
Un cargo por atraso puede hacer que tu factura sea la primera que pagan. Pero si puedes cobrarlo, y cuánto, lo decide la ley del estado o provincia donde se hizo el trabajo, y las reglas cambian de un lugar a otro. Algunos límites son para intereses, otros para cargos fijos, y el trabajo para consumidores muchas veces tiene reglas más estrictas que el comercial.
Dos cosas aplican en todos lados:
- El cargo por atraso tiene que estar en el contrato antes de empezar el trabajo. Agregarlo a la factura después no es algo que el cliente aceptó, y le das una razón para pelear toda la factura.
- Escríbelo con precisión. Cuándo aplica, cómo se calcula y cada cuánto. “Pueden aplicar cargos por atraso” no es un término.
Busca la regla de tu estado o provincia, o pídele a un abogado que revise una vez tus términos de siempre. Después usa las mismas palabras en cada cotización.
Seguimiento de una factura vencida
Da seguimiento en un orden fijo, con fechas fijas y el mismo tono amable hasta el último paso. Los primeros mensajes deben suponer que fue un descuido, porque así le dejas al cliente la puerta abierta para simplemente pagar.
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Antes del vencimiento (solo con plazos net). Un mensaje corto unos días antes.
“Hola Dana, te recuerdo que la factura 1042 por $1,860 vence el 15 de octubre. Puedes pagar con tarjeta o transferencia desde el enlace de la factura. Gracias.”
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El día después del vencimiento. Supón que se le pasó, no que se niega.
“Hola Dana, la factura 1042 por $1,860 venció ayer. Te la mando otra vez por si se perdió entre tus correos. Avísame si algo en ella necesita revisarse.”
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Como una semana después. Haz una pregunta directa.
“Hola Dana, la factura 1042 por $1,860 ya tiene una semana vencida. ¿Me puedes decir cuándo puedo esperar el pago? Si algo del trabajo lo está deteniendo, me gustaría resolverlo.”
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Como dos semanas después. Llama. Una llamada consigue respuestas que un correo no. Si no puede pagar todo, acuerden un plan de pagos con fechas y confírmalo por escrito ese mismo día.
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Como un mes después. Un aviso final formal. Por escrito, con el monto, la fecha de vencimiento original, el cargo por atraso que permita tu contrato y la fecha en que vas a dar el siguiente paso.
“La factura 1042 por $1,860 venció el 15 de octubre y sigue sin pagarse. Si no recibo el pago antes del 20 de noviembre, voy a proceder a cobrar el saldo, lo que puede incluir un lien sobre la propiedad o un reclamo en la corte de reclamos menores.”
Solo escribe un siguiente paso que de verdad estés dispuesto a dar, y revisa que no se haya vencido ya el plazo para darlo.
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El siguiente paso. Una agencia de cobranza, un reclamo en la corte de reclamos menores (small claims) o un lien, según el monto y tus derechos. Ahí es donde importan las reglas de liens de abajo, y muchas veces una consulta corta con un abogado se paga sola.
Guarda registro de cada recordatorio: fecha, medio y lo que dijiste. Si el caso llega con un juez, ese registro es tu prueba.
Mechanics liens y construction liens: revisa tus reglas desde el principio
Un lien le permite a quien mejoró una propiedad y no recibió pago hacer un reclamo sobre la propiedad misma. Todos los estados de EE. UU. tienen alguna forma de lien, que normalmente se llama mechanics lien o construction lien. Las provincias de Canadá también lo tienen con otros nombres. Ontario usa la Construction Act, Columbia Británica la Builders Lien Act, y en Quebec el Código Civil da una hipoteca legal (legal hypothec) a quienes participaron en una construcción o renovación.
Lo que agarra desprevenidos a los contratistas chicos es que el derecho al lien muchas veces se gana o se pierde al principio del trabajo, no al final. En muchos lugares hay que mandar un aviso preliminar (preliminary notice) al inicio, con plazos y reglas de entrega estrictas, y si no lo mandas puedes quedarte sin lien más adelante.
California muestra lo específico que puede ser. La página de liens de la CSLB dice que el aviso preliminar lo tienen que dar los subcontratistas y proveedores que podrían necesitar un lien, y no los trabajadores ni el contratista directo. Se puede entregar antes de empezar el trabajo y hasta 20 días después, y un aviso más tarde solo cubre el trabajo hecho desde 20 días antes de entregarlo. Así que el mismo electricista puede necesitar el aviso cuando trabaja para un contratista general y no necesitarlo cuando lo contrata directamente el dueño de la casa.
Otros estados y provincias tienen otros plazos, otros formularios y otras personas que deben recibir el aviso. Busca las reglas del lugar donde está el trabajo antes de empezar, y apunta el plazo del aviso en el calendario el mismo día que firmas.
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