Lo esencial en Estados Unidos: pide un Form W-9 antes de pagarle a alguien que no está en tu nómina, lleva la suma de lo que le pagas a cada persona, y presenta un Form 1099-NEC por cada sub o ayudante sin corporación al que le pagaste $2,000 o más en 2026 con cheque, efectivo o transferencia. Para pagos de 2025 y años anteriores, la cifra era $600.
En Canadá los formularios son otros. Si la construcción es tu actividad principal, los pagos a subcontratistas se reportan en slips T5018. Eso va en su propia sección más abajo.
Estados Unidos
Lo primero: ayudante, sub o empleado
Todo lo que sigue aplica solo a personas que no son tus empleados. A un empleado le retienes impuesto sobre el ingreso, Social Security y Medicare, y le reportas el pago en un Form W-2. A un contratista independiente no le retienes nada.
El IRS no usa una sola prueba. Su guía sobre contratista independiente o empleado agrupa las señales en tres tipos de control:
- De conducta. Si tú controlas, o tienes derecho a controlar, qué hace el trabajador y cómo lo hace.
- Financiero. Si tú controlas la parte de negocio del trabajo: cómo se le paga, si le reembolsas gastos y quién pone herramientas y materiales.
- De la relación. Si hay contrato por escrito o beneficios de empleado, si el trabajo va a seguir y si es parte clave de tu negocio.
El IRS mira la relación completa, no un solo punto. Un ayudante que llega a tu taller cada mañana, se sube a tu camioneta, usa tus herramientas y trabaja el horario que tú pones se parece mucho más a un empleado que un electricista con licencia que te da un precio por el rough in y llega con su gente. Decirle contratista a alguien no lo convierte en contratista. Si tienes dudas, tú o el trabajador pueden pedirle al IRS que decida con el Form SS-8. Aquí vale la pena hablar con un contador, porque un trabajador que debía estar en nómina cambia lo que debes de impuestos de nómina.
Antes del primer pago: el W-9
El Form W-9 es donde la persona te da su nombre, su tipo de registro fiscal y su número de identificación de contribuyente (TIN): un número de Social Security o un EIN. Se queda en tus archivos, no se manda al IRS. El IRS sugiere pedírselo a cualquier persona de EE. UU. a la que vayas a reportar.
Pídelo antes de pagar, no en enero. En enero el sub que te ayudó dos fines de semana en la primavera a lo mejor ya no contesta, y tú igual necesitas el número para presentar.
Si no te da el TIN: backup withholding
Quien no te da su TIN queda sujeto a backup withholding, una retención de respaldo, sobre los pagos que tienes que reportar. La tasa es del 24 por ciento. Te quedas con esa parte del pago, se la mandas al IRS, la anotas en la casilla 4 del 1099-NEC y reportas lo retenido en el año en el Form 945.
En la práctica, “sin W-9 no hay cheque” es más sencillo que manejar retenciones para una sola persona.
Durante el año: lleva la cuenta
Un pago va en el Form 1099-NEC cuando se cumplen las cuatro condiciones de las instrucciones del IRS:
- La persona no es tu empleado.
- Le pagaste por servicios en el curso de tu negocio.
- Es una persona física, una sociedad (partnership) o un patrimonio (estate), o en algunos casos una corporación.
- Le pagaste por lo menos el límite durante el año.
Las piezas y materiales también cuentan cuando darlos era secundario al servicio. Si un sub compra las conexiones para cambiar la tubería y te cobra un solo precio, le estás pagando por servicios.
El límite pasó de $600 a $2,000
| Pagos hechos | Se reporta en el 1099-NEC si el total del año es |
|---|---|
| En 2025 o antes | $600 o más |
| En 2026 | $2,000 o más |
| En 2027 en adelante | $2,000 ajustado por inflación, revisa la cifra del IRS |
El cambio viene de la ley de impuestos de 2025 que el IRS llama One, Big, Beautiful Bill, y aplica a pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025. La Publication 1099 dice que los $2,000 se van a ajustar por inflación a partir de 2027, así que revisa la cifra antes de presentar lo de 2027.
Pagos con tarjeta o apps: ese 1099 no te toca a ti
Si le pagas a un sub con tarjeta de crédito, o por una red de terceros como una app de pagos, ese pago lo reporta en el Form 1099-K el procesador de tarjetas o la plataforma. No va en tu 1099-NEC. Déjalo fuera de tu cuenta.
Las plataformas tienen sus propios límites. Las apps de pagos y los marketplaces tienen que emitir un 1099-K cuando lo que recibe una persona pasa de $20,000 en más de 200 transacciones, porque la misma ley de 2025 regresó al límite anterior. Los procesadores de tarjetas reportan los pagos con tarjeta sin importar el monto. En cualquier caso, el IRS deja claro que quien recibe el dinero tiene que declarar todo su ingreso, con o sin formulario. Mira Understanding your Form 1099-K.
Ejemplo: tres personas a las que les pagaste en 2026
Los números son inventados para el ejemplo.
| Persona | Cómo le pagaste | Total de 2026 que cuenta | ¿1099-NEC? |
|---|---|---|---|
| Ayudante, $150 por día durante 12 días | Efectivo | $1,800 | No, menos de $2,000 |
| Sub de drywall, $2,000 con cheque y $1,500 con tarjeta | El cheque cuenta, la tarjeta no | $2,000 | Sí, por $2,000 |
| Electricista con corporación, $6,000 | Cheque | En la mayoría de los casos no se reporta | Revisa el W-9 |
Por los mismos $1,800 en 2025, el ayudante sí habría necesitado un 1099-NEC, porque pasaba de $600.
Cuando termina el año: la fecha límite
El Form 1099-NEC se entrega al IRS y a la persona a la que le pagaste el mismo día, el 31 de enero. Si cae en fin de semana o día feriado, se considera a tiempo el siguiente día hábil. Para los pagos de 2026, el 31 de enero de 2027 es domingo, así que la fecha es el lunes 1 de febrero de 2027. Este formulario no tiene extensión automática.
Dos cambios que conviene saber:
- Si tienes 10 o más declaraciones informativas de cualquier tipo en el año, tienes que presentarlas por internet.
- A partir del año fiscal 2026, que se presenta en 2027, el IRS dice que su Information Returns Intake System (IRIS) va a ser el único sistema para recibir declaraciones electrónicas.
Canadá: el T5018 para negocios de construcción
Para los negocios de construcción, la CRA tiene el Contract Payment Reporting System, y el formulario que usa es el slip T5018.
Quién tiene que presentarlo
Tienes que emitir slips T5018, o mandarle a la CRA una lista con la misma información, cuando se cumple todo esto:
- Tu fuente principal de ingreso de negocio es la construcción, es decir, más del 50 por ciento de tu actividad. Entre los ejemplos de la CRA están el aire acondicionado, el trabajo eléctrico, la plomería, las tuberías de gas, el drywall, la pintura, los techos y la carpintería de acabado, tanto en casas como en edificios comerciales.
- Le pagaste a subcontratistas residentes en Canadá por servicios de construcción.
- Lo que le pagaste a un subcontratista en el periodo fue más de $500, sin contar GST/HST.
Puede ser una persona, una sociedad, un fideicomiso o una corporación. Se reporta lo pagado en efectivo, con cheque, en trueque o descontado de una deuda. No se reportan los pagos solo por bienes.
Qué va en el slip
La casilla 22 es el total que le pagaste al subcontratista, y ahí sí incluyes GST/HST y PST. Es lo contrario de la prueba de los $500, que no cuenta el GST/HST. La casilla 24 es el número de cuenta de negocio del subcontratista (el de 15 caracteres, como 123456789RT0001) o su SIN. Pídelo cuando lo contratas, por la misma razón que el W-9.
No es un T4A
En un negocio de construcción, los pagos a subcontratistas van en el T5018, no en un T4A. La CRA dice que el T4A se usa para esos pagos solo cuando la construcción no es tu fuente principal de ingreso. Los pagos a subcontratistas que no son residentes van en un T4A-NR. Y si alguien fue tu empleado parte del año y sub el resto, el sueldo va en un T4 y el trabajo de sub en un T5018.
Fechas, forma de presentar y multas
| Tema | Regla |
|---|---|
| Periodo que reportas | Año calendario o año fiscal, tú escoges |
| Fecha límite | 6 meses después de que termina ese periodo, o sea el 30 de junio de 2027 para el año calendario 2026 |
| Presentación electrónica | Obligatoria si tienes más de 5 slips |
| Multa por presentar tarde, 1 a 5 slips | $100 fijos según la política administrativa de la CRA |
Las fechas y la regla de presentación electrónica están en las páginas de la CRA sobre cuándo presentar y cómo presentar. Las multas suben con el número de slips atrasados, y la CRA advierte que el contratista que se pone de acuerdo con sus subs para esconder pagos puede enfrentar un proceso penal y multas de hasta el 200 por ciento del impuesto que quiso evitar.
Qué dejar listo esta semana
Pon un W-9 en el archivo de cada sub con el que trabajas, o en Canadá su número de negocio o SIN. Anota cómo le pagaste cada vez, porque en EE. UU. los pagos con tarjeta no entran en la cuenta. Y si tienes un ayudante que trabaja tu horario con tus herramientas todas las semanas, siéntate con un contador antes de que termine el año, no después.
