El precio de una visita de servicio sale de lo que te cuesta una hora que el cliente paga, no de lo que cobra el taller de la otra cuadra. Saca ese costo, decide qué tipo de cargo por visita vas a cobrar y por qué, y dale al cliente por teléfono un precio que diga qué incluye. Lo que sigue explica cómo hacer esas tres cosas.

Primero, tu costo real por hora

Casi siempre se cobra de menos por una división mal hecha: dividir lo que necesitas ganar en el año entre las horas que trabajas, en vez de dividirlo entre las horas que el cliente te paga.

Una semana de 40 horas no son 40 horas facturables. Manejar de un trabajo a otro, ir por material, hacer cotizaciones, devolver llamadas, regresar gratis a arreglar algo y llevar las cuentas salen de la misma semana. Nada de eso va en una factura, y todo lo tienen que pagar las horas que sí van.

Ejemplo: un dueño con una camioneta

Son números de ejemplo. Usa los tuyos.

  • Lo que quieres ganar en el año: $70,000
  • Lo que cuesta mantener el negocio en el año (camioneta, gasolina, seguro, herramienta, teléfono, software, contador): $30,000
  • Semanas que trabajas: 50
  • Horas que trabajas por semana: 40, o sea 2,000 horas al año
  • Horas que el cliente te paga por semana: 25, o sea 1,250 horas facturables al año

Lo que hay que cubrir: $70,000 + $30,000 = $100,000.

Entre horas trabajadas: $100,000 / 2,000 = $50 la hora.

Entre horas facturables: $100,000 / 1,250 = $80 la hora.

Los $50 se sienten bien porque cuadran con una semana normal. Pero te faltan $30 en cada hora que cobras. Si cobras $50, el año termina $37,500 abajo del plan, porque 1,250 horas por $30 de diferencia son $37,500.

Con $80 apenas cubres gastos. Súmale la ganancia que quieres que se quede el negocio. Con 15 por ciento, $80 por 1.15 da $92 la hora. La calculadora de tarifa por hora hace esta cuenta con tus números en una sola pantalla. Vale la pena usarla dos veces: una con las horas facturables que te gustaría tener y otra con las que de verdad tienes.

Ejemplo: un técnico en nómina

Con un empleado la idea es la misma, con un paso más. Le pagas cada hora que está trabajando, y además pagas costos encima del sueldo.

  • Sueldo: $30 la hora por 2,080 horas = $62,400
  • Lo que tus libros muestran encima del sueldo de este técnico (impuestos de nómina, workers comp, beneficios, vacaciones pagadas): digamos $12,000
  • Horas facturables que produce en el año: 1,400

Costo de mano de obra por hora facturable: ($62,400 + $12,000) / 1,400 = $53.14.

Y eso es antes de la parte que le toca de camioneta, gasolina y gastos generales. Un técnico de $30 no es una hora de $30, y tampoco de $45.

Cargo por visita, cargo de diagnóstico o cargo mínimo

Mucha gente usa estos tres como si fueran lo mismo. No lo son, y cada uno le dice algo distinto al cliente sobre lo que está pagando.

Cargo Qué cubre Lo que entiende el cliente
Cargo por visita (trip charge) Llevar una camioneta y a una persona hasta la puerta “Pagas para que yo llegue.”
Cargo de diagnóstico Encontrar qué falla y cuánto cuesta arreglarlo “Pagas por una respuesta.”
Cargo mínimo Un piso para cualquier visita, muchas veces la primera hora “Un trabajo chico cuesta por lo menos esto.”

El cargo por visita es honesto con el traslado, pero es el que más molesta, porque el cliente ve que paga por manejar y no por trabajo. Funciona mejor cuando la distancia cambia mucho, por ejemplo con un cargo por zona para clientes muy lejos de tu área normal.

El cargo de diagnóstico es el más fácil de defender cuando el oficio está en encontrar la falla. Una calefacción que no prende, un breaker que se bota sin razón, una fuga que no se ve. El cliente compra un diagnóstico y un precio para la reparación, y se lleva las dos cosas aunque diga que no.

El cargo mínimo te protege del trabajo de diez minutos que igual te quita una hora del día. Colgar un cuadro, cambiar una tapa de contacto. Funciona mejor si dices qué incluye, por ejemplo “la primera hora en el lugar y material menor”.

Escoge uno como tu cargo principal y descríbelo igual cada vez. Poner los tres en la misma factura se ve como cobrar de a poquito, aunque cada línea sea justa.

Saca el cargo de tu costo por hora

Con el ejemplo del dueño a $92 la hora, digamos que una visita normal lleva 40 minutos de manejo ida y vuelta, 45 minutos en el lugar para encontrar la falla y 15 minutos para escribir y explicar. Son 100 minutos, o 1.67 horas.

1.67 x $92 = $153.64.

Un diagnóstico de $69 en esa visita no cubre ni la mitad de lo que cuesta el tiempo. Esa diferencia o la recuperas en el precio de la reparación, a propósito, o la pierdes.

Tarifa fija o tiempo y materiales

Tarifa fija (flat rate) es un solo precio por un trabajo definido, acordado antes de empezar: cambiar este calentador de agua, instalar este panel. Tiempo y materiales (time and materials) es cobrar tu tarifa por las horas trabajadas más las piezas a tu precio de venta.

La tarifa fija te protege cuando conoces bien el trabajo. Si eres rápido, la diferencia es tuya, y el cliente sabe el precio antes de decir que sí. El riesgo es tuyo: si el trabajo se alarga, lo pagas tú. Por eso una tarifa fija necesita el alcance por escrito y una regla para cuando abres la pared y encuentras otra cosa.

Tiempo y materiales te protege cuando todavía no puedes ver el trabajo: casas viejas, fallas que van y vienen, trabajo detrás de paredes terminadas. El riesgo pasa al cliente, lo cual es justo cuando nadie puede saber cómo va a salir. Lo que cuesta es confianza, porque el cliente se pone a mirar el reloj.

Una forma práctica de repartirlo en un negocio chico: tarifa fija para las reparaciones que haces cada semana, y tiempo y materiales para buscar fallas y para lo que no has hecho suficientes veces como para ponerle precio con seguridad. Cuando un trabajo por tiempo y materiales se repite tanto que ya sabes cuánto tarda, conviértelo en precio fijo.

Markup y margen en las piezas

El markup es tu ganancia comparada con lo que te costó la pieza. El margen es esa misma ganancia comparada con lo que pagó el cliente. Son dos números distintos para la misma venta, y confundirlos es una forma silenciosa de perder dinero.

Ejemplo: una pieza de $200

Con un markup de 40 por ciento:

  • Precio: $200 x 1.40 = $280
  • Ganancia: $280 menos $200 = $80
  • Margen: $80 / $280 = 28.6 por ciento

Ahora, si querías un margen de 40 por ciento, o sea quedarte con 40 centavos de cada dólar que paga el cliente por esa pieza:

  • Precio: $200 / (1 menos 0.40) = $200 / 0.60 = $333.33
  • Ganancia: $333.33 menos $200 = $133.33
  • Markup: $133.33 / $200 = 66.7 por ciento

Si tu plan dice “40 por ciento en piezas” y hablabas de margen, un markup de 40 por ciento te deja $53.33 corto en esta sola pieza. La calculadora de markup y margen te muestra los dos números lado a lado, para que el que cotizas sea el que querías.

Qué decir cuando te preguntan “cuánto cobra por venir”

El que llama quiere un número, y una respuesta vaga suena a trampa. Dale el número, di qué incluye y di qué pasa después.

Con cargo de diagnóstico:

“La visita de diagnóstico es de $150. Incluye que el técnico vaya, encuentre la falla y le dé un precio de la reparación antes de empezar cualquier trabajo. Si hace la reparación ese mismo día, los $150 se descuentan del precio.”

Con cargo mínimo:

“El mínimo es de $140 y cubre la primera hora en su casa. Casi todos los trabajos chicos como ese se terminan dentro de la hora. Si se pasa, son $92 la hora después de eso, y el técnico le avisa antes de pasarse.”

Si la persona insiste en un precio de la reparación por teléfono, dile que prefieres no adivinar un número que luego tendrías que cambiar, y que la visita es la forma de darle uno de verdad.

Cuándo descontar el diagnóstico de la reparación

Descontar el cargo ayuda a cerrar la reparación en la misma visita. También cuesta dinero, así que inclúyelo en tus precios.

Ejemplo: descontar un diagnóstico de $150

El precio fijo de una reparación común es $640. El diagnóstico en esa visita llevó el tiempo que los $150 debían cubrir.

  • Si descuentas el cargo, el cliente paga $640 en total. El tiempo del diagnóstico salió del precio de la reparación, así que esos $640 tienen que alcanzar para cubrirlo.
  • Si no lo descuentas, el cliente paga $150 + $640 = $790.

Una forma de que el descuento sea honesto es poner los precios fijos de reparación con el diagnóstico ya incluido, y descontar el cargo solo cuando la reparación se aprueba en la misma visita. El cliente que dice que sí paga un solo número claro. El que dice que no, igual paga por la respuesta que recibió.

Descuéntalo cuando la reparación se aprueba ahí mismo, cuando el diagnóstico fue rápido porque la falla era común, o cuando quieres ganar la reparación frente a un competidor que hace lo mismo. No lo descuentes cuando el cliente se lleva tu diagnóstico y tu precio para comparar, cuando la aprobación llega días después y hace falta otro viaje, o cuando el diagnóstico en sí tomó horas. En todos esos casos el cargo pagó un trabajo real que el precio de la reparación no cubre.

Escribe la regla y úsala siempre. “Se descuenta de una reparación aprobada en la misma visita” es una frase que tus técnicos pueden repetir.