No hay una regla nacional. El sales tax lo decide cada estado, así que la mano de obra de la misma reparación en una casa puede pagar impuesto en Seattle y no pagarlo en Houston. Hay estados que gravan tu mano de obra, otros que no, y varios que la gravan en un trabajo y no en el de la cuadra siguiente.
Lo que sí puedes aprender son las preguntas que hace cualquier estado. Cuando las conoces, la guía de tu estado se entiende mucho mejor y sabes cuáles de tus trabajos hay que revisar con calma.
Primera pregunta: en qué trabajaste
Los estados separan el trabajo en dos tipos de propiedad muy distintos. En los documentos oficiales vas a ver los nombres en inglés.
Real property, o inmueble, es el terreno y todo lo que está construido sobre él o pegado de forma que ya es parte del edificio. La casa, los ductos dentro de las paredes, un calentador de agua conectado a la tubería, un deck, el techo.
Tangible personal property, o bien mueble, es algo que se puede llevar. Un abridor de puerta de garaje encima de tu banco de trabajo, una hidrolavadora, un refrigerador que no va empotrado.
El mismo oficio puede caer de los dos lados. El plomero que cambia la llave del fregadero trabaja en un inmueble. El handyman que arregla la podadora de un cliente en su taller trabaja en un bien mueble. Muchos estados gravan estos dos casos de forma muy diferente, así que esto es lo primero que hay que aclarar.
Donde la línea se borra
Hay cosas que están dentro o encima de un edificio sin volverse parte de él. Nueva York considera instalación gravable poner electrodomésticos que no van empotrados, piscinas sobre el suelo, toldos de lona y burletes, porque no pasan a ser parte del inmueble. California separa lo que se instala en materials, que pierden su identidad en la obra (madera, yeso, pintura, ventanas), y fixtures, que la conservan (unidades de aire acondicionado, furnaces, gabinetes prefabricados). El contratista paga impuesto por los materiales como consumidor, pero se le trata como vendedor de los fixtures y debe impuesto sobre su precio de venta.
Segunda pregunta: qué tipo de trabajo fue
En inmuebles, muchos estados trazan por lo menos otra línea.
- Obra nueva o mejora contra reparación. Construir algo nuevo o agregar algo permanente muchas veces sale mejor que arreglar lo que ya existe. Nueva York llama a lo primero capital improvement y no lo grava. Arreglar un escalón roto o cambiar el termostato de un calentador de agua es reparación gravable allá.
- Residencial contra comercial. Texas no grava la mano de obra para reparar o remodelar una vivienda, pero sí grava el cargo total por reparar o remodelar una oficina, un restaurante o una bodega.
- Reparación contra mantenimiento. Texas llama mantenimiento al trabajo programado y periódico en algo que no está roto, y esa mano de obra no paga impuesto.
Tercera pregunta: cómo lo facturaste
Esto casi nadie se lo explica al dueño del negocio. La forma en que escribes la factura puede cambiar el impuesto.
A muchos estados les importa si diste un solo precio por todo o si pusiste materiales y mano de obra por separado. En Texas, en trabajo residencial con contrato de suma global (lump sum), pagas el impuesto de los materiales cuando los compras y no le cobras impuesto al cliente. Con contrato separado, compras los materiales con certificado de reventa, cobras impuesto al cliente sobre los materiales, y la mano de obra queda sin impuesto. Texas también pide que lo que cobras por materiales sea por lo menos lo que pagaste por ellos.
California tiene una regla parecida para reparar bienes muebles. La mano de obra de reparación detallada aparte en general no paga impuesto. Pero si las piezas valen más del 10 por ciento del cargo total, o las cobras por separado, tú eres el vendedor de esas piezas, tienes que ponerlas aparte en la factura y cobrarles impuesto.
Ejemplo: la misma reparación en una casa de Texas, facturada de dos formas
Supón una reparación en una casa de Texas con $400 de materiales, ya con tu margen, y $600 de mano de obra. Usamos una tasa combinada de ejemplo del 8 por ciento. Tu tasa real depende de los impuestos locales del lugar donde haces el trabajo.
| Suma global, un solo precio | Contrato separado | |
|---|---|---|
| La factura dice | $1,000 por el trabajo | $400 materiales, $600 mano de obra |
| Impuesto al comprar materiales | Lo pagas en la tienda | Nada, certificado de reventa |
| Impuesto que cobras al cliente | $0 | $400 × 8% = $32 |
| El cliente paga | $1,000 | $1,032 |
Las dos formas están permitidas en trabajo residencial en Texas. El error es mezclarlas: comprar materiales sin impuesto con certificado de reventa y luego facturar suma global sin impuesto, porque así nadie paga el impuesto de los materiales. Escoge un método por contrato y haz que la factura coincida. Si quieres revisar un total, la calculadora de sales tax hace la cuenta de una línea.
Cuatro estados, cuatro respuestas
Estos cuatro muestran qué tan amplio es el rango. Son ejemplos, no la lista de todos los estados.
| Trabajo | Washington | Texas | Nueva York | California |
|---|---|---|---|---|
| Reparación en una casa | Gravable, con mano de obra | Mano de obra no gravable | Gravable, con mano de obra | Mano de obra no gravable |
| La misma reparación en un restaurante | Gravable, con mano de obra | Gravable, cargo total | Gravable, con mano de obra | Mano de obra no gravable |
| Agregado nuevo y permanente a una casa, como un deck | Gravable, con mano de obra | Mano de obra no gravable | No gravable como capital improvement | Mano de obra no gravable |
| Reparar un electrodoméstico que te llevan al taller | Gravable | Gravable | Gravable | Mano de obra detallada en general no gravable, piezas gravables |
Donde dice que la mano de obra no es gravable, alguien igual paga impuesto por los materiales: tú en la tienda, o el cliente en una factura separada.
Washington: grava casi todo
Washington trata la construcción para el dueño de una propiedad, residencial o comercial, como una venta al detalle. El Department of Revenue explica que la base gravable incluye permisos y otros cargos, mano de obra, ganancia, materiales y lo que cobran los subcontratistas, y la tasa es la del lugar donde haces el trabajo. Reparar bienes muebles para otros también está en su lista de servicios gravables.
Texas: residencial o no
La publicación 94-116 del Comptroller es corta y clara. La mano de obra en inmuebles residenciales, incluidos apartamentos y asilos, no paga impuesto. El cargo total por reparar y remodelar inmuebles no residenciales sí, menos los permisos de construcción cobrados por separado. La mano de obra de obra nueva no paga impuesto. Reparar bienes muebles, incluidos los electrodomésticos, es un servicio gravable.
Nueva York: mejora o reparación
A Nueva York no le importa si el edificio es casa o negocio. Le importa si el trabajo es un capital improvement, y para eso tiene que cumplir las tres condiciones: agrega valor de verdad o alarga la vida útil de la propiedad, queda fijo de forma permanente y la idea es que se quede. Construir un deck o instalar gabinetes de cocina cumple. Reparar y mantener inmuebles, y reparar bienes muebles, son servicios gravables. En una mejora, el dueño te puede dar el Form ST-124, y al aceptarlo quedas libre de responsabilidad por el impuesto.
California: la mano de obra casi nunca paga, ojo con fixtures y piezas
California considera a los contratistas de construcción consumidores de materiales y vendedores de fixtures. En un contrato de costo más honorario, el honorario puesto aparte se trata como mano de obra de instalación no gravable. En bienes muebles, la mano de obra de reparación detallada en general no paga impuesto, y la regla del 10 por ciento decide quién paga el impuesto de las piezas.
Cómo conseguir una respuesta segura para tu estado
- Busca la guía para contratistas de tu estado. Entra al sitio del departamento de impuestos de tu estado y busca “contractors” o “construction”. Esa guía responde justo esta pregunta, y es la lectura que el propio estado hace de su ley.
- Clasifica los trabajos del último mes. Para cada uno anota si fue inmueble o bien mueble, obra nueva o reparación, y casa o negocio. Seguramente te salen dos o tres patrones que cubren casi todo.
- Pregunta al departamento por los casos que no tengas claros. Hazlo por escrito, describe el trabajo con palabras sencillas y guarda la respuesta con tus registros.
- Ajusta tus facturas. Separa materiales y mano de obra en cada factura si tu estado lo premia, y deja el impuesto solo en las líneas que lo llevan. Como la respuesta tantas veces depende de la dirección, Foldrule guarda la configuración de impuesto en cada propiedad y no en el cliente.
Si trabajas en más de un estado, o haces mucha remodelación comercial, pide a un contador que conozca el sales tax de tu estado que revise tu forma de facturar una vez. Un supuesto equivocado sobre la mano de obra se repite en cada factura hasta que alguien lo detecta.
